RECOMENDACIONES PARA LA CONFECCIÓN DE DOCUMENTOS

Dado a las grandes facilidades que hoy en día tenemos y al uso de las computadoras, el trabajo de la oficina se ha simplificado. 

Las computadoras ofrecen una gran variedad de herramientas para ser utilizadas en la elaboración de los documentos y si se usan adecuadamente ayudan a mejorar su presentación y calidad, y a la vez agilizan el trabajo reduciendo el tiempo de creación de documentos.

A continuación se mencionaran algunos consejos para la confección de documentos:

Tamaño de letra

El tamaño de letra debe ser de acuerdo con los motivos de la comunicación. Para documentos administrativos, legales y comerciales, no se debe utilizar un tamaño de letra muy pequeña (8. 9) ni muy grande (14, 16), El tamaño recomendado es 10 o 12, dependiendo del tipo de letra.

Tipo de letra

Se recomienda utilizar un solo tipo de letra para todo el documento. En caso que se quiera resaltar alguna palabra o frase se puede utilizar la letra cursiva cuando la palabra o frase es en otro idioma o la negrita.

No se recomienda la letra cursiva para elaborar un documento en su totalidad.

Uso de la letra negrita

Se recomienda el uso de este estilo de letra en los siguientes casos:

• Destacar una palabra o frase.
• Escribir un título o subtítulo.

Un texto que contenga exceso de letras o frases en letra negrita no da buena apariencia ni formalidad por lo que tenemos que cuidar y moderar el uso de este tipo de letra,

Uso del subrayado

Anteriormente se usaba para subrayar nombres de libros, periódicos, revistas, nombres de programas televisivos y para destacar subtítulos de segundo o tercer orden, pero con el desarrollo de la computadora y las diferentes opciones y herramientas que ofrecen los programas ha caído en desuso, porque el subrayado se ha sustituido por las letras negrita y la cursiva, aunque las normas del APA y las de la Asociación de Lenguas Modernas de América aún conservan su uso.

Uso de las comillas

"Se recomienda para:

• Copiar textualmente.
• Señalar apodos.
• Identificar el nombre de tiendas y negocios comerciales.

No está permitido su uso para enfatizar algo". (Umaña, 1999).

Uso de la mayúscula total

Se recomienda su uso para escribir títulos principales y pala la transcripción de acuerdos.

Uso de viñetas

Cuando se tiene que enumerar un listado en orden consecutivo en documentos legales, administrativos y comerciales, se utilizan los números, pero en algunos casos se usan viñetas, éstas deben ser discretas, como el punto o el chek. No es recomendable usar flores, tijeras u otras figuras.

Uso de figuras

Las normas APA consideran figura cualquier ilustración distinta a una tabla. Una figura puede ser un dibujo, una fotografía, diagrama, gráfica u otro tipo de representación. Se recomienda emplear figuras acordes con el contenido del texto, porque sirven de complemento y lo enriquecen. No se debe utilizar como un medio para llenar espacios.

Uso de colores

En documentos legales, administrativos y comerciales se recomienda evitar el uso de letras o palabras en colores. En caso que se utilicen para destacar subtítulos, se aconseja que sean de color azul oscuro.