PROCESO DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos cuyo soporte es en papel cumplen el proceso que se describe a continuación.

CREACIÓN

Los documentos se:

• Redactan.
• Digitan.
• Envían en papel o por medios audiovisuales o electrónicos a diferentes lugares.

DISTRIBUCIÓN

Los documentos se pueden distribuir:

• Al público en general
• A instituciones externas nacionales e internacionales.
• En la misma oficina que los produjo.
• A otras instancias de la institución a la cual pertenece la oficina que las produjo. 

USO-CONSERVACIÓN

Los documentos se usan y conservan en los archivos de gestión durante cinco años. Se guardan en los archivos verticales, archivadores con palanca, disquetes, discos duros de las computadoras y medios audiovisuales.

Con base en los documentos:

• Se toman decisiones.
• Se mantienen la historia y el quehacer de las organizaciones.

TRANSFERENCIA-ELIMINACIÓN

En la etapa de gestión de los documentos se seleccionan y valoran para determinar cuáles tienen valor para la instancia o institución que los produjo y cuáles se eliminan.

• Los que poseen algún valor, se transfieren del archivo de gestión al central y se conservan allí durante 15 años máximo.
• Los que no tengan valor para la instancia o institución se eliminan.

TRANSFERENCIA AL ARCHIVO HISTÓRICO

Por último, una vez cumplidos los 15 años, los documentos que hayan sido valorados y sean de importancia científico-cultural se transfieren del archivo central a la Dirección General del Archivo Nacional.

Esto es el caso de los procesos de documentos en el sector público.