DOCUMENTOS Y SU IMPORTANCIA

Para comprender mejor el término de documento a continuación les presento dos definiciones para ayudar a entender mejor el tema, ya que un documento, anteriormente se considera como un escritos en papel, pero en la actualidad existen y se presentan diferentes soportes.

El Diccionario Océano Uno define el concepto documento de la siguiente manera: "Diploma, carta u otro escrito que ilustra acerca de algún hecho. Escrito donde se prueba una cosa". (1994, p. 201).

El Código Procesal Civil define en el artículo 368 el concepto de documento como       "... los escritos, los impresos, los planos, los dibujos, los cuadros, las fotografías, las fotocopias, las radiografías, las cintas cinematográficas, los discos, las grabaciones y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo". (1989, p. 99).

Formas de presentar un soporte:

El soporte es "el material en cuya superficie se registra la información, como el papel, la cinta de vídeo, el disco compacto". (Diccionario de la Real Academia Española, 2001, p. 2093).

• Textual: En este caso el soporte es el papel. En este tipo de soporte se pueden citar los documentos textuales, los manuscritos y mecanografiados.

Soporte en papel

• Gráfico: Corresponde a los gráficos de representaciones matemáticas o físicas, por ejemplo, mapas, planos, carteles, croquis y otros.

Mapa

• Audiovisual: Se refiere a cintas magnéticas reproducidas, escuchadas y visualizadas por medio de máquinas (microfilme, grabaciones, fotografías, diapositivas, filmes y casetes).

Grabadora

• Automatizado: La presentación automatizada se refiere a burbujas, cilindros, discos ópticos. También se pueden incluir los discos compactos y los discos duros de las computadoras.

Disco compacto

Los documentos son importantes para las organizaciones por las siguientes razones:

1. Sirven de prueba en los litigios.
2. Se puede evaluar objetivamente el desempeño.
3. Contiene información para la toma de decisiones
4. Se puede comprobar el quehacer de la organización.
5. Sirven de control de las diferentes labores que se realizan en una oficina y organización.
6. Se pueden planificar y organizar diferentes acciones para el futuro y dejar constancia escrita de éstas.
7. Son la memoria de la organización porque en ellos se registran los hechos, las decisiones, los procedimientos, las normas, etc.