CICLO DE LA VIDA DE LOS DOCUMENTOS

El período de vida de los documentos varía de un país a otro de acuerdo con las costumbres, las necesidades y la legislación de cada uno. En nuestro país (Costa Rica), el ciclo de vida de los documentos se mide en tres etapas establecidos en la Ley N°7202 del Sistema Nacional de Archivos.

PRIMERA ETAPA

Se inicia desde el momento en que se elabora o se crea el documento y se conserva en medios y condiciones adecuadas durante cinco años aproximadamente. En esta etapa, los documentos están en constante consulta.

Una vez cumplidos los cinco años se seleccionan, se valoran, se decide cuáles se conservan y cuáles se eliminan con base en la naturaleza y las necesidades de cada oficina, y de acuerdo con las tablas de plazo de conservación de documentos.

SEGUNDA ETAPA

En esta etapa pasan los documentos con algún valor administrativo y legal para la oficina que los produjo o para la institución. Se inicia aproximadamente al sexto año después de producidos y finaliza cuando cumplen 20 años.

TERCERA ETAPA

Es llamada "la tercera edad de los documentos". Se inicia después de 20 años de elaborados y tienen un tiempo de conservación indefinido. Los documentos que se trasladan a esta etapa han perdido vigencia administrativa o legal y se conservan solo aquellos que tienen valor científico-cultural.